Agent d'accueil

Date de parution de l'offre

Mercredi 25 mai 2022

La Direction des Moyens Généraux et de la commande publique pilote l’ensemble des missions liées à l’administration générale et juridique de la Commune et des marchés publics. Elle supervise par ailleurs les agents du service guichet unique d’accueil regroupant les affaires générales, l’état civil et les élections.

Placé(e) sous la responsabilité de la Responsable du service guichet unique/accueil et au sein d’une équipe composée de sept agents.

Missions principales et objectifs

Accueil physique du public (orienter les administrés, prévenir les services de leur présence, renseigner sur des questions d’ordre général)
Accueil téléphonique (dispatcher les appels sur les services et répondre aux demandes diverses)
Filtrage des usagers (intercepter les citoyens afin de ne pas les laisser se promener dans le bâtiment)
Prise de message et transmission aux services par voie électronique
Accompagnement dans les démarches administratives (remise de dossiers - transmission des listes de documents nécessaires)
Prise de rdv pour le guichet unique
Affranchissement du courrier départ
Reprographie et reliure pour les collègues ou les associations
Réservation de salles pour les réunions
Gestion du stock de papier/enveloppes (alerte sur les commandes à passer, tenue de statistiques de consommation)
Réapprovisionnement des stocks de formulaires (CERFA, etc.)
Réception des livraisons et remise aux services concernés

Formations et expériences requises

Profil & compétences :

Sens du service public : disponibilité/serviabilité, discrétion/neutralité dans les propos
Présentation agréable : tenue correcte, sourire, politesse
Facilités de communication : expressions orale et écrite irréprochables, capacité d’écoute et de reformulation, patience, gestion du stress, assurance dans les réponses données
Polyvalence : réactivité et adaptation aux différents publics et situations, autonomie
Rigueur et organisation, transmission d’informations fiables aux usagers/collègues
Aptitude à travailler en équipe
Connaissance de l’environnement territorial : suivi de l’actualité municipale et intercommunale, maîtrise du rôle et du fonctionnement de chaque service, recherche de l’information en amont auprès des services
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques : Word, Excel, Outlook, rooming it, extranet et standard

Particularités liées au poste :