Assistant(e) du Cabinet du Maire

Date de parution de l'offre

Lundi 28 février 2022

Le cabinet du Maire assure un rôle d’interface entre les habitants, les élus, les services, les acteurs et partenaires du territoire. Il assure le premier niveau de réponse aux habitants. Il est chargé d’accompagner le Maire dans l’exercice de ses responsabilités. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc…), le protocole et les actions de proximité.

Sous la responsabilité de la Directrice de cabinet, vous assurez un appui administratif et logistique dans la coordination des relations élus-cabinet, et dans la gestion et le suivi administratif de la politique du maire et des élus en matière de proximité et de valorisation des actions de la ville et de ses partenaires.

Missions principales et objectifs

Accueil physique et téléphonique du cabinet du Maire et des élus
Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers
Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire
Organisation et planification de réunions et événements protocolaires, avec le souci permanent de convier l'ensemble des participants tant au niveau des directions que des élus, réservation de salles...
Organisation et suivi des permanences du Maire
Assistance sur la rédaction et transmission d’informations à destination des élus du groupe majoritaire (éléments de langage, argumentaires thématiques, rappel des manifestations à venir...)
Travail transversal avec l’ensemble des directions de la collectivité
Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité
Rédaction et mise en forme de courriers, notes, convocations ou comptes rendus
Gestion des courriers entrants du Maire et des élus (réception, tri, attributions)
Classement et archivage

Formations et expériences requises

Cadre d'emploi : Adjoint administratif confirmé / Rédacteur

Profils & compétences :

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Connaissance indispensable du fonctionnement des collectivités locales
Expérience de travail avec les élus
Sens de l’organisation et des priorités
Anticipation et rigueur
Capacité à coordonner différents acteurs
Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques
Maîtrise parfaite de l’orthographe et capacités rédactionnelles
Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs
Grande disponibilité, conscience professionnelle
Transversalité et partenariats : élus, services de la Ville, population et interlocuteurs de la commune (associations, administrations...).