Responsable événementiel

Au sein de la Direction de la Communication et des Relations publiques, sous l’autorité de la Directrice, en lien étroit avec le Cabinet du Maire, le(a) responsable Evénementiel est garant (e) de l’image de la ville et du bon déroulement des événements municipaux. Il doit mobiliser toutes les ressources nécessaires à leur réussite. A ce titre, ses missions sont les suivantes :

• Assurer l’encadrement des agents du service en charge de la mise à disposition du matériel (vitabris, tables, chaises, grilles d’exposition etc) sur les événements (transport, installation et démontage). Planifier l’organisation du travail, lister les tâches, établir les plannings à la semaine. Manager les deux agents (superviser les évaluations, les formations, les congés, etc).
• Soutenir, conseiller et accompagner les services en qualité de service « support » dans le pilotage de leurs événements.
• Piloter intégralement certains évènements municipaux tels que le Marché de Noël réunissant près d’une centaine d’exposants, artisans et métiers de bouche, pour un moment festif et convivial, et coordonner les animations. Pour cet événement, le ou la responsable devra rechercher des exposants, établir les contrats, veiller à leur installation et à la bonne coordination de l’ensemble des services et intervenants. Le(a) responsable sera également en charge du pilotage des Nouveaux Habitants, et de l’ensemble des événements proposés par le Cabinet du maire, en transversalité avec les services municipaux concernés.
• Gestion du budget du service.
• Veiller à l’approvisionnement régulier des stocks (courses alimentaires) et au suivi des entrées et sorties du matériel mis à disposition des services, associations, partenaires extérieurs de la ville. S’assurer du bon état de celui-ci.
• Planifier la logistique des événements en coordonnant les prestataires, fournisseurs et intervenants. Etablir les devis et contractualiser les prestations de services, contrôler la conformité de réalisations des fournisseurs, sous-traitants, prestataires.
• Régisseur pour les menues Dépenses de la ville en lien avec les contraintes du service.
• Réception des invités du Maire et du DGS (collation, plateaux repas, café & thé…).